C.01Case Study · Handwerk · Hessen · Ohne KI
Handwerksbetrieb in Hessen — Rechnungs-Workflow.
Wie wir den kompletten Eingangs-Prozess für Rechnungen automatisiert haben — bewusst ohne KI.
01Ausgangslage
Vorher: täglich manuell.
Eingehende Rechnungen kamen per E-Mail. Eine Mitarbeiterin musste sie täglich:
- 01Aus dem Postfach laden
- 02In Firmen-Ordner auf dem PC sortieren
- 03E-Mail in Mail-Ordner einsortieren
- 04Rechnung ausdrucken
- 05Ans Steuerbüro per Post schicken
- 06In einer Tabelle festhalten
AufwandMehrere Stunden pro Woche, fehleranfällig, monoton.
02Lösungsansatz
Warum bewusst ohne KI.
Wir haben den kompletten Prozess automatisiert — bewusst ohne KI:
- ✓Lieferantenliste ist endlich und klar definiert
- ✓Klassische Regeln reichen für Zuordnung
- ✓Keine laufenden API-Kosten
- ✓Maximale Datenhoheit
- ✓Stabil, vorhersehbar, wartbar
03Heute
Was das System jetzt macht.
- 01Rechnungs-PDFs aus E-Mails extrahieren
- 02Lieferanten anhand klarer Regeln erkennen
- 03Dateien in den richtigen Firmen-Ordner ablegen
- 04E-Mails im Mail-Programm in den passenden Ordner verschieben
- 05Druckauftrag an den Bürodrucker
- 06Tabelle aktualisieren mit Datum, Lieferant, Betrag
„Wir öffnen heute morgens das System und sehen: Alles ist bereit. Nur die Ausnahmen müssen wir noch anschauen — der Rest läuft."
— Inhaberin (anonymisiert)
05Lessons
Was du daraus mitnehmen kannst.
Dieser Fall zeigt: Nicht jeder Workflow braucht KI. Manchmal ist „nur Code" die richtige Lösung — günstiger im Betrieb, einfacher zu warten, maximal datenschutzfreundlich.
—Schäfer Systems
Sieht das nach deinem Alltag aus?
Im Discovery-Call schauen wir, ob ein ähnlicher Workflow auch für dich Sinn macht.