Schäfer Systems
KI-Automatisierung, die Prozesse wirklich erledigt.

Automatisierungen, die zu deinem Betrieb passen.

Wir bauen kundenspezifische Workflowsfür Mittelstand und Handwerk in Deutschland — von E-Mails & Dokumenten bis CRM, Kalender und Reporting.
Pragmatisch, DSGVO-bewusst, mit oder ohne KI — je nachdem, was wirklich Sinn macht.

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  • Schlüchtern, Hessen
  • Server in Deutschland
  • Solo-Founder
01
30–60h
Zeitersparnis pro Monat
02
2–6 Wochen
bis zum ersten Live-Workflow
03
99%+
fehlerfreie Verarbeitung (mit Regeln/Validierung)
04
100% DE
DSGVO-konform · Hetzner Falkenstein/Nürnberg
05
1:1 Kontakt
Direkt zum Gründer · keine Subunternehmer
01Warum Automatisierung

Nicht die großen Projekte fressen Zeit.

Es sind die kleinen, wiederkehrenden Aufgaben im Alltag.

Rechnungen sortieren. E-Mails ablegen. Termine bestätigen. Daten von einem Tool ins andere übertragen. Jede einzelne Aufgabe ist klein. Zusammen verbrennen sie jeden Tag Stunden.

In den meisten Betrieben macht das jemand „nebenbei". Aber „nebenbei" ist teuer: Es kostet Konzentration, schafft Fehler, blockiert wertvolle Zeit.

Wir automatisieren genau diese Aufgaben — so dass deine Leute wieder das machen können, was sie wirklich gut können.

Stunden/Woche
8–15
typisch verbrannt durch manuelle Routine
Fehlerquote
↓ 90%
weniger Tippfehler & vergessene Schritte
Bauzeit
2–4 Wo.
bis ein Workflow live ist
02Was wir bauen

Typische Prozesse, die wir bauen.

01

E-Mails & Dokumente

Rechnungen empfangen, kategorisieren, ablegen. E-Mails routen, beantworten, archivieren. Dokumente extrahieren und weitergeben.

PDF-OCRMail-RoutingAblage
Beispiel ansehen
02

Anfragen & Leads

Kundenanfragen erfassen, qualifizieren, ins CRM. Auto-Antworten mit echtem Mehrwert. Follow-ups, die nichts vergessen.

CRM-SyncLead-ScoringFollow-up
Beispiel ansehen
03

Termine & Kommunikation

Buchung, Bestätigung, Erinnerung. WhatsApp-Antworten ohne Chatbot-Spam. Kommunikation, die zum Betrieb passt.

Cal.comWhatsAppReminder
Beispiel ansehen
04

Interne Prozesse

Status-Updates ohne ständiges Nachfragen. Freigaben ohne E-Mail-Karussell. Reports ohne Copy-Paste.

ApprovalsReportsSync
Beispiel ansehen
03Differenzierung

Was uns von KI-Hype-Agenturen unterscheidet.

I
0 Templates
Custom-Build pro Auftrag

Wir bauen für dich — nicht aus dem Baukasten

Jeder Workflow wird auf deinen konkreten Prozess gebaut. Keine Templates, die wir auf dich anpassen. Wenn dein Prozess Papier-Ausdruck braucht, dann bauen wir Papier-Ausdruck. Nicht „nimm halt unsere App“.

II
Code · KI
Werkzeug nach Aufgabe

KI nur, wenn sie wirklich hilft

Manche Prozesse brauchen KI. Viele nicht. Wir sagen dir ehrlich, wann KI Sinn macht und wann sie nur laufende Kosten verursacht. Bei klaren Regeln nehmen wir Code, bei unstrukturierten Texten KI.

III
DE/EU only
Hetzner · Azure EU · Self-host

DSGVO ist nicht optional

Server in Deutschland (Hetzner Falkenstein/Nürnberg). KI-Komponenten in EU-Regionen oder self-hosted. Vollständige Verträge. Keine Cloud-Konzern-Black-Box.

04Praxis

So sieht das in der Praxis aus.

Zwei Beispiel-Workflows, die wir gebaut haben — von der Herausforderung bis zum messbaren Ergebnis.

Case · 01Workflow

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Herausforderung

Täglich kamen Rechnungen per E-Mail und Scan rein. Mitarbeiter speicherten sie manuell, benannten Dateien um, trugen Daten in Tabellen ein und suchten Belege später mühsam wieder heraus.

  • →hoher Zeitaufwand
  • →Fehleranfällig
  • →Chaos in Ordnern

Lösung

Wir entwickelten einen KI-Workflow, der:

  • Rechnungen automatisch erkennt (PDF, Scan, Foto)
  • Lieferant, Betrag & Datum ausliest
  • Dateien korrekt benennt und ablegt
  • Einträge in Google Sheets / ERP erstellt
  • Benachrichtigung bei fehlenden Daten sendet

Alles vollautomatisch.

Beispielvideoca. 6 Minuten

Ergebnis

  • 10–15 Stunden Zeitersparnis pro Woche
  • 0 manuelle Ablage nötig
  • saubere Buchhaltungsvorbereitung
3 Prozesse
vollständig automatisiert
–70%
manuelle Arbeit im Backoffice
Case · 02Workflow

Automatisierte Lead- & Anfragenverarbeitung

Herausforderung

Der Kunde erhielt täglich Anfragen über Website, E-Mail und Portale. Diese mussten manuell sortiert, beantwortet und ins CRM übertragen werden.

  • →langsame Reaktionszeiten
  • →vergessene Anfragen
  • →chaotische Datenpflege

Lösung

Wir entwickelten einen zentralen KI-Workflow, der:

  • neue Anfragen automatisch erkennt
  • Inhalte analysiert & kategorisiert
  • Leads im CRM anlegt
  • automatische Antwortmails versendet
  • Termine direkt vorschlägt oder bucht
  • Follow-ups auslöst

Alles ohne manuelle Arbeit.

Beispielvideoca. 3 Minuten

Ergebnis

  • 8–12 Stunden pro Woche gespart
  • 100 % automatische Lead-Erfassung
  • Reaktionszeit von Stunden auf Minuten reduziert
90 %
schnellere Bearbeitung von Anfragen
10+ Std/Woche
Zeitersparnis
—Schäfer Systems

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