Schäfer Systems
01.1Service-Detail

Rechnungs-Automatisierung.

Schluss mit manuellem Sortieren, Ablegen, Ausdrucken. Wir bauen den kompletten Eingangs-Prozess automatisch — auf deinen Betrieb zugeschnitten.

5–15 Minpro Rechnung — manuell~ 50 / Wochetypisches KMU-Volumen≈ Std/Wocherealistischer Zeitverlust
01Problem

Wo geht die Zeit verloren?

In den meisten Betrieben läuft es ähnlich: Rechnungen kommen per E-Mail oder Post. Jemand muss sie laden, prüfen, benennen, ablegen, ggf. ausdrucken, weiterleiten und in einer Tabelle festhalten.

Typische Rechnung — manuell
5–15
Min
pro Beleg
50
Rechn.
pro Woche
mehrere
Std
jede Woche
wiederkehrend & stumpffehleranfälligkein Freiraum für Wichtiges
02Lösung

So sieht der Workflow danach aus.

Drei Phasen, acht Automatisierungs-Schritte — alles vollständig im Hintergrund, ohne dass jemand aus deinem Team noch anfassen muss.

Phase · 01

Eingang

Automatisch erfassen.

  • Rechnungs-PDFs aus E-Mails extrahieren
  • Lieferanten erkennen
    regelbasiert oder mit KI
Phase · 02

Verarbeitung

Strukturiert ablegen.

  • Korrekt benennen & im richtigen Ordner ablegen
  • E-Mails im Postfach einsortieren
  • Drucken — wenn benötigt
Phase · 03

Ausgang

Nach außen weiterleiten.

  • Weiterleitung ans Steuerbüro
  • Tabelle automatisch aktualisieren
  • Benachrichtigung bei Ausnahmen
03Werkzeug-Wahl

KI oder ohne KI.

Bei Rechnungs-Automatisierung kann KI sinnvoll sein — muss aber nicht. Welche Variante für deinen Betrieb passt, klären wir im Vorgespräch.

Variante A · regelbasiert

Ohne KI

Feste Regeln, volle Kontrolle, keine laufenden API-Kosten.

  • Lieferantenliste ist stabil
  • Keine laufenden API-Kosten
  • Maximale Datenhoheit
  • Einmalig höhere Bau-Kosten
Laufkosten
0 € / Monat
Variante B · adaptiv

Mit KI

Passt sich neuen Lieferanten an — auf EU-Servern, DSGVO-konform.

  • Neue Lieferanten kommen häufig dazu
  • Geringere Bau-Kosten
  • DSGVO-konform über EU-Region
  • Laufende API-Kosten (5–30 €/Monat)
Laufkosten
5–30 € / Monat · Azure OpenAI EU oder lokal

Unsere Empfehlung: Wenn deine Lieferantenliste weitgehend fix ist, starten wir regelbasiert — günstiger im Betrieb. Wächst der Lieferantenkreis dynamisch, fährt die KI-Variante langfristig günstiger.

04Ergebnis

Was du dadurch gewinnst.

bis 10 Std
gespart / Woche

Keine manuelle Ablage, kein Umsortieren, kein Suchen mehr.

–90 %
Tippfehler

Dateinamen, Beträge und Ordner werden nach festen Regeln gesetzt.

100 %
Auffindbarkeit

Jeder Beleg liegt am selben Platz — auch nach drei Jahren.

< 2 Mon.
Amortisation

Rechnet sich meist nach wenigen Monaten — bei KMU-Volumen oft schneller.

05Live-Beispiel

Wie ein Handwerksbetrieb 10+ Stunden pro Woche gewonnen hat.

Case · Video

6-Min-Video: Workflow im Einsatz

Kurzer Walkthrough — du siehst den gesamten Prozess laufen, vom Maileingang bis zur Ablage.

ca. 6 Min · ShowcaseVideo ansehen
Fallstudie · Lesen

Ausgangslage, Aufbau & messbares Ergebnis

Die volle Geschichte — was vorher schieflief, wie der Workflow gebaut wurde und was konkret rauskam.

~ 5 Min lesen · Deep-DiveFallstudie öffnen
—Schäfer Systems

Klingt das nach deinem Alltag?

Im 15-Minuten-Call schauen wir uns deinen aktuellen Prozess an — und sagen dir, ob Automatisierung sich rechnet.

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