Phase · 01
Eingang
Alle Kanäle an einer Stelle.
- Website-Formulare & Portale einsammeln
- E-Mail-Anfragen erkennen und extrahieren
- WhatsApp & Social-DMs anbindenoptional
01.2Service-Detail
Lead-Automatisierung.
Keine Anfrage geht verloren, keine liegt zwei Tage im Posteingang. Wir erfassen, qualifizieren und antworten automatisch — damit du reagierst, bevor die Konkurrenz es tut.
< 1 Minbis zur Sofort-Antwort100 %Anfragen landen im CRM24/7auch nachts & am Wochenende
01Problem
Warum Anfragen versanden.
Anfragen kommen über Formular, Direkt-Mail, Portale und DMs. Jemand muss sie sichten, bewerten, ins CRM übertragen, antworten, Termin vorschlagen — und daran denken, nachzufassen.
Typische Anfrage — manuell
5–8
Min
Pflege & Antwort
20+
pro Wo.
typisches Volumen
verlorene
Leads
Reaktion zu spät
Reaktionszeit zu langvergessene Anfragenchaotische Datenpflege
02Lösung
So sieht der Workflow danach aus.
Drei Phasen — vom ersten Klick des Interessenten bis zum nachfassenden Reminder. Alles automatisch, vollständig nachvollziehbar.
Phase · 02
Qualifizierung
Bewerten & strukturiert ablegen.
- Inhalt analysieren & kategorisieren
- Lead-Scoring nach deinen Kriterien
- CRM-Eintrag anlegen — inkl. Dublettencheck
Phase · 03
Reaktion
Sofort antworten, nichts vergessen.
- Automatische Antwortmail mit Mehrwert
- Direkter Terminvorschlag oder Buchungslink
- Follow-up, wenn keine Rückmeldung kommt
03Werkzeug-Wahl
KI oder ohne KI.
Je nach Anfrage-Struktur passt das eine oder andere besser. Welche Variante für deinen Betrieb sinnvoll ist, klären wir im Vorgespräch.
Variante A · regelbasiert
Ohne KI
Feste Felder, feste Keywords, feste Routingregeln.
- Strukturierte Formulare mit Pflichtfeldern
- Eindeutige Kategorien & Routing
- Keine laufenden API-Kosten
- Maximale Datenhoheit
Laufkosten
0 € / Monat
Variante B · adaptiv
Mit KI
Versteht freien Text, erkennt Intent, formuliert Antworten.
- Freitext-Anfragen & E-Mails verstehen
- Intent erkennen — auch umgangssprachlich
- Antwort-Entwurf automatisch generieren
- Laufende API-Kosten (10–30 €/Monat)
Laufkosten
10–30 € / Monat · Azure OpenAI EU oder lokal
Unsere Empfehlung: Bei standardisierten Formularen reicht regelbasiert. Sobald Anfragen stark freitextlich reinkommen (z. B. Mail-Anfragen „Ich hätte da mal eine Frage …"), fährt KI schlicht präziser.
04Ergebnis
Was du dadurch gewinnst.
in Min.
Reaktionszeit
Statt Stunden oder Tagen — auch abends und am Wochenende.
100 %
erfasst
Keine Anfrage fällt durchs Raster oder bleibt im Posteingang liegen.
–60 %
manuelle Pflege
CRM-Einträge, Scoring und Zuordnung passieren automatisch.
24/7
aktiv
Leads werden qualifiziert, wenn sie reinkommen — nicht erst morgen früh.
—Schäfer Systems
Mehr Leads, weniger verloren?
Im 15-Minuten-Call schauen wir uns an, wo bei dir Anfragen liegen bleiben — und ob sich Automatisierung rechnet.