Phase · 01
Buchung
Kunde bucht selbst — rund um die Uhr.
- Freie Slots automatisch anzeigen
- Kollisionen & Kalender live prüfen
- Buchung via Web, Mail oder WhatsAppoptional
01.3Service-Detail
Termin-Automatisierung.
Buchen, bestätigen, erinnern — ohne Telefon-Ping-Pong und ohne E-Mail-Karussell. Kommunikation über E-Mail und WhatsApp, die zu deinem Betrieb passt.
24/7rund um die Uhr buchbar< 1 MinBuchung & Bestätigung–70 %No-Shows reduziert
01Problem
Termin-Abstimmung frisst den Tag.
Kunde ruft an, niemand dran. Du rufst zurück, er ist nicht erreichbar. E-Mail-Ping-Pong über vier Tage. Dann vergisst er den Termin trotzdem — und du stehst umsonst da.
Typischer Termin — manuell
3–10
Min
Abstimmung
10–20 %
No-Shows
durchschnittlich
Std &
Leerlauf
jede Woche
Telefon-Ping-Pongvergessene Terminekeine Buchung abends
02Lösung
So sieht der Workflow danach aus.
Drei Phasen — vom Buchungswunsch bis zum erledigten Termin. Alles automatisch, nachvollziehbar, an deinen Betrieb angepasst.
Phase · 02
Bestätigung
Sofort zurückmelden.
- Sofort-Bestätigung per E-Mail
- Optional WhatsApp-Bestätigung
- Kalender-Anhang (.ics) automatisch
Phase · 03
Erinnerung
Keine No-Shows, kein Nachtelefonieren.
- 24h-Reminder automatisch
- Kurzfristige Nachfrage — kommst du?
- Folge-Termin-Angebot danach
03Werkzeug-Wahl
KI oder ohne KI.
Standardisierte Termine laufen problemlos ohne KI. Wenn Kunden aber per WhatsApp frei schreiben („morgen geht nicht, Donnerstag vielleicht?"), bringt KI echten Mehrwert.
Variante A · regelbasiert
Ohne KI
Cal.com-Setup mit festen Termintypen, Dauer und Regeln.
- Klare Termintypen & feste Dauer
- Bestätigung & Reminder per Mail
- Keine laufenden API-Kosten
- Komplett DSGVO-konform
Laufkosten
0 € / Monat · Cal.com optional
Variante B · adaptiv
Mit KI
Führt ein natürliches WhatsApp- oder Mail-Gespräch bis zum Termin.
- Freitext-Dialog per WhatsApp oder Mail
- Schlägt flexibel Alternativ-Slots vor
- Reagiert auf Änderungen & Umbuchungen
- Laufende API-Kosten (5–20 €/Monat)
Laufkosten
5–20 € / Monat · Azure OpenAI EU
Unsere Empfehlung: Reine B2C-Termine laufen meist sauber regelbasiert. B2B oder Dienstleister mit viel Rücksprache profitieren spürbar vom KI-Dialog.
04Ergebnis
Was du dadurch gewinnst.
24/7
buchbar
Auch abends, am Wochenende und wenn du auf der Baustelle bist.
–70 %
No-Shows
Reminder-Serie bringt mehr Kunden pünktlich zum vereinbarten Slot.
0
Telefon-Ping-Pong
Kunden buchen selbst, dein Team muss keine Slots mehr ausdiskutieren.
in Min.
statt Tagen
Von Anfrage bis Termin: Buchung & Bestätigung in unter einer Minute.
—Schäfer Systems
Nie wieder Telefon-Ping-Pong?
Im 15-Minuten-Call schauen wir uns deine Termin-Abläufe an — und sagen dir, welches Setup am meisten bringt.